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會議需要不同的形式

會議需要不同的形式,這取決於主要目的是什麼。

如果與會者能夠方便地預先取得會議議程,就能確保寶貴的時間不會被浪費掉,每個人進入會議室的那一刻即可跟上議程(議程設置既可以由最資深的人士來完成,也可以以更開放的方式進行)。人們分享背景文件和材料,這有助於大家對會議目的有共同的理解,而許多數字工具可以讓大家看見這些資料。但這並不意味著所有的會議都是一種手段。

即使是積極性最高的團體也很難良好地對自身進行自組織。這就意味著,若想取得良好結果,主持人或協調人角色非常重要的原因。為了做好自己的工作,主持人或協調人需要讓會議聚焦在目標上。他們也可以對抗錨定風險(指第一個發言人設定了議程和框架),幫助團隊更好地思考。

他們還可以努力避免不平等貢獻的風險(指地位的重要性高於知識和經驗)。鼓勵與會者在會議前寫下他們最重要的想法,讓資歷最淺的人先發言(就像過去在美國最高法院一樣)。

結合不同規模的談話方式(從全體會議到較小團體,再到組對討論;以及反向進行)。良好的會議鼓勵大家明確地闡述論點,也鼓勵大家質疑論點。在理想情況下,還會給人們分配角色來進行質疑。這些角色可以正式化,也可以不那麼正式。關鍵是要避免處理分歧中輕率的一面。


心理學家已經證明,人們有強烈的確認偏見。這意味著,當我們推理思考時,我們會盡量找到支持我們自己想法的論據。在個人層面上,這可能會導致我們做出錯誤的決定。但從集體角度來看,它可以非常有效,因為它鼓勵人們把論證發展得盡善盡美。為了使論辯起到作用,會議受益於結構化的順序。

​例如,討論的重點首先著眼於事實與診斷,然後再轉向解決方案和選項(這往往涉及更多的利益和自我,也更加緊密地與利益和自我聯繫在一起)。總的來說,有意識的、審慎的過程通常會提高討論的質量。

祝福所有商國志的競賽能有高效的討論。